Как определить индекс листов в личном деле

Содержание
  1. Индекс личного дела сотрудника
  2. Что содержит папка с делом?
  3. Перечень (опись документов)
  4. Как сохранять дела сотрудников
  5. Индекс документа в описи личного дела что это – вопросы к юристу – 2020
  6. Внутренняя опись документов личного дела
  7. Как индексировать и хранить личные дела сотрудников?
  8. Индекс личного дела
  9. Опись документов
  10. Индексация дел
  11. Как формируется и ведется личное дело работника?
  12. Личное Дело сотрудника
  13. Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет
  14. Обложка дела – образец оформления
  15. Опись дел по личному составу
  16. Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись
  17. Правила формирования личного дела на сотрудника
  18. Индекс документа в личном деле сотрудника
  19. Составляем описи дел
  20. Личное дело работника
  21. Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение
  22. Личное дело: формируем и оформляем
  23. Как провести внутреннюю опись личного дела
  24. Состав личного дела работника
  25. О чем речь
  26. Какие документы должны быть
  27. На что обратить внимание
  28. Индекс дела
  29. Что значит индекс документа в личном деле
  30. Индекс документа в личном деле сотрудника 2019 год
  31. Помощь: оформление документов личного дела работника: внутренняя опись
  32. Что такое индекс дела в личном деле сотрудника
  33. Внутренняя опись документов дела

Индекс личного дела сотрудника

Как определить индекс листов в личном деле

Для госслужбы и муниципалитета

В действующем Трудовом кодексе нет обязательного требования для нанимателя относительно набора определенных документов под грифом «личное (либо персональное) дело» всех своих работников.

Иное определено для сотрудников государственных, а также муниципальных органов (Федеральный закон, изданный в 2004 году, №79) «О государственной…». В статье 42 определяются сведения, которые включают в персональное дело служащего.

Для указанной (госслужба) категории сотрудников важно фиксировать все деловые персональные коррективы. Эта база информации – личное дело — позволяет облегчить работу органов по контролю соблюдения правовых норм госслужащими. Это, в частности, относится к информации об их доходах и требований об ограничениях.

На этот счет (дело гражданского госслужащего) Президент издал специальный Указ (№609), который датируется 30.05.2005г.
Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить.

Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных.

Для частных структур и ИП

Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях. Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести.

Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно.

Крупные — подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего.

Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета. Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ. В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения (личное дело), а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься.

На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах.

Что содержит папка с делом?

В архивных учреждениях по-прежнему действует положение (ГОСТ 17914-72) о предоставлении личных дел строго в обложках из картона. Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется.

Чем наполняется папка с делом госслужащего, диктует закон. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела.

Принят следующий стандарт наполнения личного дела:

  • имеющееся заявление работника, поданное при трудоустройстве;
  • автобиография или резюме, состоящие из перечисления необходимых данных для поступления на работу;
  • документальное подтверждение личности – копии страниц паспорта, а также копии СНИЛС, ИНН;
  • подтверждающие документы полученного образования (копии) – сертификаты, дипломы, аттестаты и другие;
  • при наличии – характеристики (отзывы, рекомендации) с предыдущих структур трудовой деятельности;
  • изданные на самом предприятии документы, касающиеся конкретного человека, изменения его статуса: о принятии на указанную должность или переводе на иной вид деятельности, в иное подразделение;
  • документы о материальном поощрении, награждении или, возможно, дисциплинарные или административные наказания;
  • трудовой договор, при наличии — дополнительные к нему соглашения;
  • документальное свидетельство аттестационной проверки;
  • сертификаты, справки, решения, свидетельства и прочие документальные подтверждения изменения персональной информации члена трудового коллектива;
  • должностные инструкции, с которыми работающий был ознакомлен и им подписанные;
  • отдельный лист с коротким перечнем наполнения личного дела.

Перечень (опись документов)

Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления. Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.

Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. На первом помещается ее название – «Личное дело», далее следует ФИО работающего. В перечень заносятся такие графы:

  1. Номер дела, под которым оно зарегистрировано в соответствующем журнале.
  2. Его индекс – устанавливается согласно номенклатуре дел.
  3. Обозначение цифрами даты актуализации документа .
  4. Название имеющегося документа (что именно – характеристика, свидетельство, сертификат).
  5. Нумерация листов по каждому вошедшему документу.
  6. Когда зарегистрирован (включен в личное дело).
  7. Примечание – возможные уточнения, например, обозначается идентичность того или иного акта.

В самом конце словами с дублированием цифрами ставится общее число документов, а также листов перечня. Окончательно опись заверяется подписью и ФИО ответственного за ведение документации, ставится дата.

Как сохранять дела сотрудников

Разглашение персональных данных из имеющегося на предприятии дела не допустимо. Руководство структуры обязано обеспечить надежную систему хранения личных дел, чтобы не допустить использование содержащейся в них информации посторонними лицами. Целесообразно поместить кадровую документацию в сейф.

В отделе кадров находятся дела только тех работников, которые ведут свою трудовую деятельность в этой структуре на текущий момент.

Персональные дела тех, кто прекратил такую деятельность и уволен, кадровики направляют в свое архивное хранилище.

Подшитые документы прекративших госслужбу сотрудников сохраняются по месту службы (последней) в течение 10 лет, а уже после этого направляются в государственный архив.

Для иных структур такой временной лимит не регламентируется, чаще всего они хранят у себя такие дела один год.

Передаваться в архив личные дела должны аккуратно прошитыми и с необходимым документальным наполнением. Информация о состоянии дела отражается в специальном заверительном листе, который прикрепляется последним.

Время сохранения дел в госархиве исчисляется именно со дня поступления в это учреждение, а не с момента увольнения. Такой срок обычно составляет 75 лет для всех сотрудников, за исключением списка руководящей номенклатуры.

Источник: https://sudar-buh.com/indeks-lichnogo-dela-sotrudnika/

Индекс документа в описи личного дела что это – вопросы к юристу – 2020

Как определить индекс листов в личном деле

Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про полное оформление дел находится по ссылке). Это:

  1. дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.
  2. дела со сроком хранение более 10 лет,
  3. дела с постоянным сроком хранения,

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том. Форма описи документов приведена в Правилах работы архивов от 2015 года (Приложение №27).

Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной.

Внутренняя опись документов личного дела

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.

К ним относятся

    те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет), а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.

Как индексировать и хранить личные дела сотрудников?

  • Как присваивается номер личного дела?
  • Прошиваются ли личные дела работающих сотрудников или хранятся в папке?
  • Как присваивается регистрационный индекс документа во внутренней описи?

Ответ на 1 вопрос: Прошиваются ли личные дела работающих сотрудников или хранятся в папке?

Личное дело хранится в отдельной папке на каждого сотрудника. Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов, иначе оштрафуют. Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст.

Индекс личного дела

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио­нальной схеме.

В этом случае индексом дела будет его порядко­вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. Для большинства работодателей Личное сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни). В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено.

Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам.

В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.

Опись документов

Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело.

Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления.

Печать организации на бланке не требуется.

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Индексация дел

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио­нальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядко­вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого входит ус­ловное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас­полагается под номером «2» (02).

Как формируется и ведется личное дело работника?

В соответствии с требованиями законодательства на работников, являющихся служащими государственных учреждений, обязательно должно заводиться дело, ч свою очередь юридические лица или предприниматели могут это делать по своему желанию. Однако оформление и последующее хранение документов в форме личного дела очень удобно, так как необходимая информация о работнике в таком случае находится в одном месте.

Личное Дело сотрудника

Для большинства работодателей Личное сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни).

В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам.

Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет

В предыдущей статье мы рассказали о некоторых сложностях, возникающих при формировании личных дел сотрудников и о путях их преодоления. В данном материале мы поговорим об общих принципах формирования дел на основе существующих требований нормативных документов.

В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.

Обложка дела – образец оформления

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.

В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны.

Опись дел по личному составу

– учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной «Основными правилами работы архивных организаций «. Она включает в себя:

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись

Документы, включаемые в состав (заявления, приказы и др.), должны быть оформлены и удостоверены в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.

Необходимость составления внутренней описи к личным делам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству. Наряду с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.

Правила формирования личного дела на сотрудника

дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу .

Заведение дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.

Индекс документа в личном деле сотрудника

Образец заполнения описи Наименования столбцов внутренней описи:

  • номер по журналу учёта личных дел,
  • индекс документа — согласно номенклатуре личных дел,
  • дата составления документа,
  • дата принятия документа в дело,
  • примечание.

Хранение Информация из личного дела строго конфиденциальна.

Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение. Например, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос.

архива, наименование архива. В графе 6 указывается дата включения документа в личное дело.

То есть содержится присвоенный номер, ФИО работника, дата его формирования, закрытия, дата сдачи в архив или передачи (для государственных служащих при переводе из одного органа в другой).

Составляем описи дел

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов. Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Для определения сроков хранения используют: В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п. Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же».

Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей.

Затем документ утверждает начальник структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»

Личное дело работника

Кроме того, все они должны быть пронумерованы, описаны, прошиты.

В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом. Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу.

Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности.

Рекомендуется исправления вносить по аналогии с исправлением данных в трудовых книжках.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги.

Вы уже знаете, какой тип стратегии подходит вашему бизнесу?

Требования к оформлению». В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.

Личное дело: формируем и оформляем

14 ТК РФ и Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».

Напомним, что персональными данными считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, а персональными данными работника — информация, необходимая работодателю в процессе трудовых отношений. К ним относятся не только фамилия, имя и отчество сотрудника, но и сведения о его образовании, доходах, имущественном положении и пр.

К сведению. Для обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных, содержащихся в личных делах, необходимо назначить ответственное лицо, которое будет нести ответственность за нарушение режима защиты этих данных.

Кроме этого, ведение личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, ведь по требованию Федерального закона от 22.

Как провести внутреннюю опись личного дела

Поскольку личное дело формируется из копий и оригиналов документов, представленных в бумажном виде, чтобы было удобно осуществлять их поиск, формируется сотрудника.

Источник: https://advokat60.ru/32489-indeks-lichnogo-dela.html

Состав личного дела работника

Как определить индекс листов в личном деле

В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, порядок ведения личных дел работников предусматривается для государственных учреждений и распространяется на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется.

Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы.

Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

О чем речь

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить соответствующее положение о ведении личных дел работников и регламентировать этот процесс на уровне предприятия.

В этом внутреннем нормативном акте определяется:

  • какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

Какие документы должны быть

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие.

Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании).

Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2019, отметим, что они делятся на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

  • резюме, составленное соискателем для вакансии;
  • бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки;
  • служебные записки;
  • различные акты и уведомления.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2019 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Источник: https://clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnika

Индекс дела

Как определить индекс листов в личном деле

Индекс (номер) каждого дела, включенного в номенклатуру закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

1. условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

2. порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Например: 04-07, где 04 — индекс отдела, а 07 — порядковый номер дела в номенклатуре.

Индекс дела 04-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющее номер 04.

Этот же индекс проставляется на обложке,и на корешкедела.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т. д.).

Заголовок дела (тома, части)

По заголовку дела производится поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

1. название вида документов (приказы, акты, протоколы и т. д.);

2. автор документа (название организации, структурного подразделения);

3. корреспондент (название организации, от которой получены документы);

4. вопрос или краткое содержание документов дела;

5. название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

6. даты (период), к которым относятся документы дела;

7. указание на копийность документов.

Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Название документа в заголовке может быть в единственном числе («Журнал учета выдачи дипломов»), может быть и во множественном числе («Приказы директора по основной деятельности»).

При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке. Например: «Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам работы с кадрами».

Если в деле объединены различные виды документов (более 2-3) по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке употребляется термин «Документы». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: «Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки и др.)».

Термин «Документы» может использоваться в заголовках дел, содержащих приложения к другим документам.

Например: «Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, справки и др.)».

Термин «Дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

Например: «Личное дело Иванова Петра Сидоровича».

В заголовке, который начинается со слова «Переписка», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.

Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например: «Переписка с фирмой “Консул” о поставке строительных материалов».

Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента.

Например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос.

Например: «Переписка об организации повышения квалификации работников».

В заголовке дел, содержащих плановуюили отчетную документацию, указывается период (год, месяц, квартал).

Например: «Годовой отчет о выполнении планов по труду и зарплате».

В заголовках дел с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа (во множественном числе) указывается автор.

Например: «Протоколы заседаний Квалификационной комиссии» за 2001г.

Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вместо года указываются крайние даты, то есть дата первого и дата последнего документа. Например: «Приказы по личному составу. Том 1.13 января — 30 июня 2002г.».

В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Положение о персонале. Копия».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими. Переходящее дело— это дело, которое не закрывают в конце календарного (делопроизводственного) года.

Переходящее дело может продолжаться несколько лет, например, личное дело закрывают только после увольнения сотрудника. Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

К заголовкам дел для группировки электронных документовприменяются общие требования. Только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носителя и место его хранения.

Количество дел (томов, частей)заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел-томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню:проставляются сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов.

Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» следует указать их названия.

Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Кроме срока хранения в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а.».

Примечаниязаполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

· о заведении дел;

· о переходящих делах на следующий год;

· о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;

· о выделении дел к уничтожению;

· о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т. п.

При помещении в дело первого документа в номенклатуре дел делается отметка о заведении дела («дело заведено») в графе «Примечания». Это позволяет точно знать количество фактически заведенных дел в течение года.

В том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (театры, учебные заведения и др.), специфика ведения делопроизводства такова. Ряд отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение календарного года, то есть с 1 января. А в других отделах делопроизводственный год начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности.

Например, в школе дела учебной части формируются с 1 сентября. Это отражается в номенклатуре дел — 5 графа.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

Источник: https://studopedia.su/8_43974_indeks-dela.html

Что значит индекс документа в личном деле

Как определить индекс листов в личном деле

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же».

Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей.

Затем документ утверждает начальник структурного подразделения. Основное предназначение внутренней описи — это ускорение и упрощение поиска необходимых документов, а также систематизация информации о них. Согласно пункту 197 Инструкции описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера.

Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения – «в».

Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело.

Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой статье. Порядок составления описи Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп.

3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст.

9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Что касается срока их хранения, то он составляет:

  1. не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст.
  2. не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),

Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров. Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения.

Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. В некоторых случаях расширение досье не позволяет поместить полный перечень бумаг на одном листе. В такой ситуации допустимо оформить регистр на двух или более листах.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет.

По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год.

В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а). Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Для того чтобы обеспечить сохранность и закрепить порядок расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Нужно помнить о том, что предприниматель должен на каждого своего работника завести личную карточку, используя унифицированную форму Т-2.

Форма утверждена постановлением № 1 Госкомстата России от 05 января 2004 года. Скачать бланк обложки для личного дела (титульный лист) можно здесь:Обложка для личного дела (титульный лист) Из чего состоит папка?

Стоит заметить, что по ГОСТ 17914-72 дела длительного хранения, в том числе и персональное дело сотрудника должны находить исключительно в цельнокартнонных обложках.

https://www.youtube.com/watch?v=ShTZcjhcPI8

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается.

Архивирование является одним из важных этапов, необходимых для правильного хранения документов и эффективного их использования, поэтому не стоит им пренебрегать.

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Архивирование является одним из важных этапов, необходимых для правильного хранения документов и эффективного их использования, поэтому не стоит им пренебрегать.

Архивирование является одним из важных этапов, необходимых для правильного хранения документов и эффективного их использования, поэтому не стоит им пренебрегать.

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.

Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  1. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  2. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Индекс документа в личном деле сотрудника 2019 год

Основные виды переходящих дел и примеры их заголовков Вид переходящего дела Примеры заголовков переходящих дел Действующие локальные нормативные акты Правила внутреннего трудового распорядка Инструкция по делопроизводству Положение о коммерческой тайне Документы, которые сопровождают работника весь период его работы в организации Трудовые договоры работников Личные карточки работников Личные дела работников Дела, не завершенные в прошедшем году Документы по суду с ООО «Ромашка» Переписка с АО «Перспектива» Локальные нормативные акты (ЛНА) закрываются делопроизводством, когда их отменяют специальным приказом. Случается, что некоторые ЛНА являются переходящими делами столько лет, сколько существует организация.

Например, Устав организации, если он ни разу не менялся за период ее деятельности.

Вопрос из практики: обязана ли организация вести личные дела сотрудников Ответ на этот вопрос зависит от рода деятельности организации. Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст.

42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Так, Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих.

Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности:

  1. порядкового номера документа в пределах определенного массива (личных дел сотрудников);
  2. условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Помощь: оформление документов личного дела работника: внутренняя опись

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).

Что такое индекс дела в личном деле сотрудника

О том, Где хранится трудовая книжка читайте подробнее здесь.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности: Ответ на 2 вопрос: Как присваивается регистрационный индекс документа во внутренней описи?

Внутренняя опись документов дела

Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про полное оформление дел находится по ссылке).

Это:

  1. дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.
  2. дела с постоянным сроком хранения;
  3. дела со сроком хранение более 10 лет;

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том. Вся справочная информация содержится на титульном листе дела. В целом таблица не сложная: Под таблицей указывается общее количество документов в деле.

https://www.youtube.com/watch?v=fkH9V4Q9SSg

Обратите внимание: не листов, не страниц, а именно документов.

Если весь том занимает один многостраничный документ, то так и пишем: В зависимости от того, как скомпонованы документы в деле, их номера во второй графе описи могут идти последовательно или нет.

Приказы по основной деятельности, например, пойдут последовательно: А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено.

Пользоваться графой «Примечание» для этой информации нельзя.

Selsovet-jurist
Добавить комментарий